Mediation is een krachtige methode om ogenschijnlijk tegengestelde partijen dichterbij elkaar te brengen. Om te laten zien wat mediation kan doen, behandel ik in mijn blogs situaties uit de praktijk*.

In deze case kijken we naar Theo en Maria, die allebei het beste met hun organisatie voor hebben. Zij het op een totaal andere manier. Wanneer de organisatie door groei begint te veranderen, stelt dat de verhoudingen tussen hen op scherp. Een mediation zorgt dat zij het gesprek weer met elkaar kunnen aangaan.

Voorgeschiedenis van deze mediation

Theo is een bevlogen senior expert die niets liever doet dan zijn expertise en ervaring inzetten om de wereld een beetje mooier te maken. Dat doet hij bij een kleine organisatie in het zuiden van het land waar hij zijn specialistische kennis, ervaring en deskundigheid inzet in projecten voor opdrachtgevers en deelt met jonge collega’s die Theo opleidt ‘on the job’.

Maria is als betrokken directeur van deze organisatie verantwoordelijk voor de gehele organisatie die zowel bestaat uit experts in verschillende vakgebieden, mensen in de uitvoering en ondersteunende diensten. De laatste jaren is de organisatie gegroeid en wanneer Maria van Theo verwacht dat hij net als andere experts ook tijd stopt in administratieve en organisatorische zaken, geeft Theo aan dat hij zich wil focussen op de inhoud. De eerste haarscheurtjes in de onderlinge samenwerking en het vertrouwen zijn een feit.

Wat kan mediation betekenen?

Theo voelt zich afschuwelijk, hij slaapt slecht en hij gaat niet meer met plezier naar zijn werk. Soms probeert hij zijn hart te luchten bij zijn teamgenoten en ook voert hij gesprekken met Maria en het management team (MT). Theo merkt dat hij iedere keer in dezelfde reflex schiet. Dat er continu spanning is, met name met Maria, die steeds op zijn ‘rode knop’ drukt. Zo kan het niet langer. Theo meldt zich ziek. Maar al snel meldt hij zich weer beter, want ja, de projecten en de opleiding ‘on the job’ gaan door. En hij voelt zich verantwoordelijk voor zijn organisatie en zijn collega’s.

Hij belt mij op met de vraag wat mediation kan betekenen. En of ik hem kan helpen een oplossing te vinden voor de impasse waar hij samen met Maria in beland is. Hij worstelt met vragen als: “Hoe kan ik mijn kennis overdragen als de werksfeer zo gespannen is?” en “Wat kan ik doen om Maria te laten weten wat ik nodig heb?” We spreken af dat ik ook met Maria zal praten om te verkennen wat mediation voor haar kan betekenen. We voeren een telefonisch intakegesprek en ook zij worstelt met de situatie. Ze vraagt zich af wat ze niet goed doet en verzucht: “Ik heb al zoveel geprobeerd, ik kan toch niet de hele dag op eieren blijven lopen!” “Het leiden van deze organisatie is mijn rol en verantwoordelijkheid en dat wil ik graag goed kunnen doen.” We besluiten een eerste afspraak te maken met Theo, Maria en de twee MT leden.

Alle verhalen in beeld

Tijdens het eerste gesprek komen alle verhalen op tafel. En ook veel vragen. Hoe kan het dat het zover is gekomen? De samenwerking liep zo goed! We waren zo blij dat de unieke kennis van Theo beschikbaar kwam! De frustratie is voelbaar. Ik teken op de flipover een schets van hun ‘organisatie-systeem’: om wie gaat het, welke verbindingen zie ik en waar zit de grootste druk in de organisatie. Ik stel vragen om te onderzoeken of de schets klopt. Vragen als ‘wie kijkt er over je schouder mee’, ‘voor wie draag je deze verantwoordelijkheid’, en ‘wie gaat hier eigenlijk over’? Door het beeld dat ontstaat ter plekke uit te tekenen en te benoemen, ontstaat er een gezamenlijk beeld van waar de schoen eigenlijk wringt. Theo voelt zich niet serieus genomen. De emoties spelen hoog op en dat doet de sfeer en het restje vertrouwen geen goed. De eerste bijeenkomst eindigt dan ook met een groot vraagteken hoe dit verder moet. Ik vraag iedereen de komende dagen na te denken over wat zij als volgende stap zien. We spreken af dat ik hen de week daarop hierover zal bellen.

Vraag aan allen individueel: wat kan mediation betekenen?

De maandag daarop heb ik vier telefoongesprekken ingepland. Ik vraag hoe het ieder is vergaan na het eerste gesprek, en welke volgende stap zij denken dat nodig is. Iedereen is het erover eens dat Theo en Maria elkaar dusdanig in de weg zitten, dat het beste zou zijn om een tweede gesprek alleen met hen beiden te voeren.

Het tweede gesprek

Bij de start van tweede gesprek vertellen Maria en Theo elkaar dat ze zich ellendig voelden na het eerste gesprek. Ze hebben er allebei slecht van geslapen, en worstelen met de vraag hoe dit goed kan komen. Maria’s grootste zorg is hoe de rust in de organisatie weer kan terugkomen. Voor Theo is het de worsteling hoe hij zijn kennis kan overdragen ten dienste van de organisatie en de maatschappij.

Beiden hebben een groot gevoel van verantwoordelijkheid voor hun rol en voelen zich daarin niet gezien door de ander. En dat doet pijn. Ze houden elkaar in een soort wurggreep, en tegelijkertijd hebben ze elkaar nodig in het belang van de organisatie. Hoe meer inzichten en emoties ze met elkaar delen, des te meer groeit er wederzijds begrip. Dan leg ik de systeemschets weer op tafel die ik maakte naar aanleiding van het eerste gesprek. Ik vraag hen of ze zich daarin kunnen herkennen en welke kansen ze zien om uit deze impasse te komen. Plotseling buigt Theo zich voorover. “Maria”, zegt hij, “ik zie eigenlijk maar één oplossing. En die is dat ik uit dienst treed van de organisatie en voor mezelf begin. Dan kun jij me inhuren in de projecten en kan ik mijn kennis blijven overdragen, zonder dat we blijven vechten over arbeidsvoorwaarden en declaraties”.

Het omslagpunt

Het is even stil, dan buigt Maria zich met een grote glimlach naar Theo en zegt: “Dat is een van de opties die ik ook al in mijn hoofd had, en dat lijkt me fantastisch”. De glimlach, het naar elkaar toe buigen, de opluchting. En… het samen nadenken over hoe verder en in welke vorm. Vanuit de wetenschap dat zij elkaar nodig blijven hebben om de idealen voor hun organisatie te verwezenlijken. Ze hebben samen procesafspraken gemaakt over de zaken die geregeld moeten worden in de vaststellingsovereenkomst die ze laten toetsen door een arbeidsjurist. Mijn taak zat erop, ze wilden samen verder maar op een andere manier. En ze hadden er vertrouwen in dat het ging lukken.  “Samen weten we waarvoor we het doen, dat blijft!”

*Alle namen en informatie zijn omwille van het waarborgen van de vertrouwelijkheid volledig geanonimiseerd en niet herleidbaar naar werkelijke personen en organisaties